Si vendes por dropshipping desde proveedores fuera de España necesitarás facturas válidas para no perder el derecho a deducir IVA y para justificar gastos ante tu gestor o Hacienda. Aquí encontrarás qué exigir en la factura, plantillas concretas para pedirla en distintos escenarios y un procedimiento escalonado con alternativas prácticas cuando el proveedor no coopera. El objetivo es que puedas ejecutar estas acciones hoy mismo y reducir el riesgo fiscal sin entrar en tecnicismos legales.
Datos mínimos exigibles en una factura de proveedor internacional para deducir IVA en España
Una factura útil para efectos del IVA en operaciones internacionales debe incluir, como mínimo, el nombre o razón social del proveedor y tu nombre fiscal o el de tu empresa, identificación fiscal del emisor (NIF, VAT o equivalente), domicilio fiscal del emisor, fecha de expedición, número correlativo de factura, descripción clara de la operación con unidades y precios, base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA cuando proceda, moneda y método de pago. Para proveedores de la UE conviene que aparezca el número VAT del emisor y una referencia a la inversión del sujeto pasivo si aplica; para proveedores fuera de la UE es habitual que la factura sea sin IVA y que tengas documentación adicional de importación. Si falta alguno de esos elementos la factura puede ser incompleta y tu gestor te pedirá pruebas adicionales; por eso es importante dejar claro desde el primer contacto qué información necesitas.
Plantillas prácticas para solicitar factura según el escenario (email y mensaje en plataforma)
Plantilla para proveedor directo en China o EE. UU.: «Buenos días, soy [Nombre] de [Tu tienda]. Necesitamos la factura proforma/definitiva por el pedido #{pedido} con los siguientes datos obligatorios: razón social completa, dirección fiscal, número fiscal o tax ID, fecha, número de factura, descripción del producto, base imponible, moneda y método de pago. Sin estos datos no podremos contabilizar la operación. ¿Puede enviarnos la factura en PDF a este correo y confirmar el número de seguimiento? Gracias.» Plantilla para proveedor en la UE que emite factura incompleta: «Hola, gracias por el envío. La factura recibida carece del número VAT del emisor y de la referencia a la inversión del sujeto pasivo. Para que podamos contabilizar correctamente, ¿puede remitir una versión corregida incluyendo VAT, número de factura y desglose de la base imponible? Si prefiere, puede adjuntar también el albarán y el justificante de envío.» Plantilla para proveedor que factura al cliente final por error: «Hemos detectado que la factura del pedido {pedido} está emitida al cliente final. Necesitamos una factura rectificativa emitida a nombre de [Tu razón social], con NIF [tu NIF], misma fecha y referencia del pedido. Si no es posible emitir rectificativa, envíe por favor documento que acredite la transacción y el cobro para que podamos gestionar la contabilización.» Plantilla para proveedores que no responden: «Hemos intentado contactar varias veces sin respuesta. Solicitamos al menos un comprobante de pago, el albarán o la copia del DUA dentro de cinco días laborales para poder proceder con la contabilización. Si no recibimos respuesta, procederemos a reclamar a través del marketplace/pasarela de pago y considerar la anulación del pedido.» Estas plantillas funcionan tanto por email como por mensajes en plataformas de proveedor; adapta el tono según la relación comercial.
Evidencias alternativas y procedimiento escalonado cuando no hay factura
Si el proveedor no emite factura válida, puedes documentar la operación con pruebas alternativas que tu gestor podrá valorar: comprobantes bancarios del pago, extractos de la pasarela, orden de compra, confirmación de pedido, albaranes, etiquetas y tracking de transporte, documentos aduaneros o DUA en importaciones, y comunicaciones por escrito con el proveedor. Mantén todo en PDF y añade metadatos que muestren fecha y correlación con el pedido. Procede escalonadamente: reintenta contacto con plantillas y plazos claros; reclama por el canal del marketplace si compraste vía plataforma; solicita a la pasarela de pago un comprobante de la transacción; pide a la empresa de transporte o a la aduana copia del DUA; y, si no hay respuesta, consulta inmediatamente con tu gestor para valorar si justificar el gasto con las pruebas disponibles o iniciar una reclamación formal. En casos extremos puedes plantear la anulación y reembolso si el riesgo de no recuperar IVA es superior al beneficio de mantener la venta. Para no repetir estos problemas integra en tu flujo operativo la obligación de factura antes del primer envío y campos obligatorios en el onboarding del proveedor para NIF/VAT y dirección fiscal.
Para recopilar la documentación que tu gestor necesita de forma ordenada revisa nuestra guía de documentos para gestores, donde encontrarás checklist y plantillas que facilitan la entrega de pruebas y la conversación con el asesor. También, si detectas errores recurrentes en facturas de proveedores, consulta la pieza sobre errores en facturas de proveedores y sus correcciones para evitar pérdidas de IVA con soluciones ya testadas por tiendas como la tuya.
Actúa rápido: guarda las plantillas de solicitud, exige los datos mínimos en el onboarding, automatiza el seguimiento de facturas (recordatorios) y centraliza todas las pruebas en la carpeta que entregas a tu gestor. Con estas acciones reduces significativamente el riesgo de perder deducciones y tendrás procesos claros para escalar cuando un proveedor no coopera.
Cierre: aplica hoy una de las plantillas, exige los datos mínimos en el próximo onboarding y manda al gestor la carpeta con facturas y comprobantes; esos tres pasos te sitúan en una posición defensible ante Hacienda y evitan que una venta te cueste más que el margen.
