La gestión del IVA y la facturación en modelos de dropshipping suele provocar errores que terminan en sanciones o pérdidas de liquidez. Aquí encontrarás procedimientos contables concretos y aplicables desde el primer pedido: plantillas de asiento, ejemplos de facturas y soluciones para devoluciones y rectificaciones, pensados para tiendas online y contables que llevan eCommerce en España.
Conceptos contables clave: quién factura, IVA repercutido y soportado en dropshipping
Antes de poner asientos es imprescindible distinguir quién emite la factura al cliente final y quién te factura a ti como tienda. Enla mayoría de modelos de dropshipping el proveedor te factura a ti por la compra del bien y tú facturas al cliente final; en otros modelos el proveedor factura al cliente y tú solo gestionas la venta. Para contabilizar correctamente hay que diferenciar IVA repercutido (el que cobras al cliente y declaras) y IVA soportado (el que pagas en compras o importaciones y que puedes deducir). Si un proveedor intracomunitario emite factura sin IVA por tratarse de una operación B2B, tendrás que registrar el efecto de la inversión del sujeto pasivo; si la mercancía entra desde fuera de la UE, el IVA se liquida en la importación y se registra como IVA soportado según el documento de aduana.
Cinco escenarios contables con ejemplo de factura y asientos para aplicar hoy
Escenario A: proveedor nacional envía al cliente final en España. Ejemplo práctico: compra al proveedor: base 100€ + 21% IVA = 121€. Asiento de compra: Debe 600 Compras 100€; Debe 472 IVA soportado 21€; Haber 400 Proveedores 121€. Venta al cliente: Debe 430 Clientes 121€; Haber 700 Ventas 100€; Haber 477 IVA repercutido 21€. Este flujo es el más frecuente y debe conciliarse pedido-factura-banco antes de presentar el 303.
Escenario B: proveedor de la UE factura sin IVA porque la compra se emite a tu NIF intracomunitario y la entrega es para tu actividad empresarial. Si la venta final es B2C en España y tú actúas como vendedor, debes repercutir IVA español en la factura al cliente. Contablemente, registra la compra como adquisición intracomunitaria: Debe 600 Compras 100€; Debe 472 IVA soportado 21€; Haber 400 Proveedores 100€ (factura sin IVA) y Haber 477 IVA repercutido 21€ para cumplir la autoliquidación; el efecto es neutro en liquidez pero debes declarar en el 303 y en el modelo 349. Para decisiones sobre OSS/IOSS y obligaciones de distancia, consulta la guía técnica sobre IVA internacional del sitio.
Escenario C: venta B2B a empresa de otro estado miembro. Aquí tu factura se expide sin IVA indicando el NIF intracomunitario del cliente y la leyenda de inversión del sujeto pasivo. Contabiliza la venta normalmente sin IVA: Debe 430 Clientes 100€; Haber 700 Ventas 100€. El cliente se autoliquida el IVA en su país; tú registras la operación en el 349.
Escenario D: proveedor extracomunitario factura sin IVA y el transporte se inicia fuera de la UE. Contabiliza la factura de compra sin IVA y, en el momento del despacho de aduana, registra el IVA de importación como IVA soportado deducible con el justificante aduanero. Asiento típico: Debe 600 Compras 100€; Haber 400 Proveedores 100€ al recibir la factura; en el DUA: Debe 472 IVA soportado (importe IVA de importación) y Haber 572 Bancos al pagarlo a aduanas, o registrar la deuda con la agencia de aduanas hasta su pago.
Escenario E: proveedor te ha facturado con IVA cuando la operación debía ser sin IVA. La corrección real es solicitar la nota de abono al proveedor y registrar ambos asientos: reversión completa del asiento de compra originalmente contabilizado y nueva contabilización sin IVA. Si el proveedor tarda, registra provisión contable y documenta la reclamación; ajusta el 303 en el periodo de la nota de abono o corrige mediante declaración complementaria si ya se presentó.
Devoluciones, notas de crédito y cómo ajustar tus modelos IVA (303)
Cuando se produce una devolución o reembolso debes emitir una nota de crédito que anule la base imponible y el IVA repercutido previamente. Contablemente, la nota de crédito invierte el asiento de venta: Debe 700 Ventas (importe base) al revertir la venta; Debe 477 IVA repercutido (importe IVA); Haber 430 Clientes (total). Si ya has declarado esa cuota en un 303 presentado, corrige en el periodo en que se emite la nota de crédito; cuando la corrección afecta a ejercicios cerrados, consulta con tu asesor para presentar una declaración complementaria o solicitud de rectificación. Para casos frecuentes de devoluciones gestionadas por proveedores DDP o con logística de devolución, revisa también cómo configurar la facturación automática para que las notas de crédito se generen y concilien con pedidos.
Errores contables más comunes y checklist mensual para evitar sorpresas
Los errores que más veo son facturas de proveedor sin NIF intracomunitario, compras registradas sin documento de importación, facturas de proveedor con IVA cuando correspondía inversión del sujeto pasivo y ventas a B2C tratadas como B2B. Evita estos fallos pidiendo al proveedor factura con NIF y condición (B2B/B2C), conservando DUA y justificantes de transporte y conciliando cada pedido con su factura antes de contabilizar. Mensualmente comprueba: que tus ventas estén registradas con la misma base que tus pedidos, que el IVA repercutido/soportado cuadre con el banco y los proveedores, y que las operaciones intracomunitarias figuren en el 349 cuando proceda. Si tienes dudas sobre automatizar estos pasos o necesitas plantillas, en el sitio tienes una guía para configurar la facturación automática y el calendario fiscal que te ayudará a planificar las presentaciones.
Si no tienes un procedimiento interno para revisar facturas de proveedores extranjeros o notas de abono, implanta una regla operativa: no contabilizar compras hasta que exista la factura y el justificante de transporte; no emitir facturas a clientes sin comprobar el IVA aplicable. Para casos complejos de importaciones o rectificaciones de IVA, acude a un asesor fiscal especializado en eCommerce antes de presentar declaraciones complementarias. Plantillas de asientos y facturas estándar facilitan la auditoría interna y reducen el riesgo de sanciones; considera descargar las plantillas y programar una auditoría contable si tu volumen crece.
Si quieres profundizar en OSS/IOSS y cómo influye en la facturación, revisa la guía sobre IVA internacional; y para planificar plazos y obligaciones, consulta el calendario fiscal específico para dropshipping.
En la operativa diaria, la disciplina documental y la conciliación entre plataforma de pedidos, facturas proveedor y movimientos bancarios son las defensas más eficaces contra errores de IVA que cuestan dinero.
