La contabilidad de una tienda dropshipping se complica si entregas datos sucios o incompletos al asesor. Para que el gestor pueda preparar correctamente las declaraciones de IVA y controlar la facturación necesitas enviarle cada mes un paquete de información estandarizado: exportaciones limpias desde la tienda, facturas de proveedores debidamente codificadas y evidencias de envío y comisiones. A continuación encontrarás una guía operativa con ejemplos de CSV, etiquetas prácticas y una plantilla de email para delegar la contabilidad sin errores.
Documentación imprescindible mensual: archivos y campos mínimos que debe recibir el gestor
Cada mes debes facilitar al gestor un fichero de pedidos con columnas claras y una carpeta con las facturas de proveedores. Un encabezado claro para el CSV de pedidos puede ser: order_id, order_date, customer_name, customer_vat, delivery_country, sku, qty, gross_amount, supplier_cost, shipping_cost, marketplace_fee, payment_method, tracking_number, supplier_name, supplier_invoice_no, supplier_invoice_date, operation_type. El formato de fecha recomendado es YYYY-MM-DD y usa punto como separador decimal para evitar confusiones en las importaciones contables. Junto a ese CSV adjunta todas las facturas de proveedor en PDF nombradas con el número de factura y la referencia de pedido (por ejemplo: PROV-1234_ORDER-5678.pdf). Añade también los extractos bancarios que cubran las fechas del periodo y un documento que detalle las comisiones y tarifas cobradas por marketplaces o pasarelas de pago. No olvides incluir comprobantes de envío que aporten país de origen y número de seguimiento cuando el proveedor lo facilita; esos datos permiten clasificar operaciones como venta nacional, venta a empresa UE o envío desde fuera de la UE.
Cómo exportar y organizar los datos según tu plataforma (Shopify, WooCommerce y marketplaces)
En Shopify exporta pedidos desde la sección de pedidos filtrando por fecha y seleccionando la exportación en CSV con columnas de cliente, dirección y línea de pedido. En WooCommerce utiliza el exportador nativo o un plugin de exportación para obtener las mismas columnas y añade una columna manual llamada «operation_type» para etiquetar cada operación: venta_nacional, venta_UE_b2b, envío_extraeuropeo. Si vendes en marketplaces descarga el informe de pedidos y el informe de comisiones por separado; concatena ambos archivos indicando en cada fila la fuente del pedido (Amazon, eBay, etc.) y la tarifa aplicada. Para que el gestor no tenga que cruzar datos manualmente, mantén en el CSV de pedidos una columna con el coste real pagado al proveedor y otra con la comisión de la plataforma; de esta forma se automatiza la conciliación y se evita que gastos ocultos distorsionen el IVA deducible. Guarda los CSV en UTF-8 y nómbralos con el periodo, p. ej. ventas_2026-04_shopify.csv para facilitar la trazabilidad.
Plantillas prácticas y modelo de email para enviar la documentación al gestor
Una plantilla rápida de contenido para la hoja de cálculo de conciliación debe incluir: periodo, total ventas, total compras a proveedores, IVA repercutido, IVA soportado, diferencias por marketplace, y observaciones sobre pedidos pendientes de factura. Para el CSV de pedidos puedes reutilizar el encabezado sugerido antes y mantener una segunda hoja con los totales por día y por tipo de operación. Al enviar la documentación usa un email claro: asunto «Documentación IVA [AAAA-MM] – Tienda X» y en el cuerpo indica el paquete adjunto: fichero CSV de pedidos, carpeta con facturas proveedores (nombres con PROV-xxx_ORDER-yyy), extracto bancario en PDF y reporte de comisiones. Añade una nota señalando pedidos con incidencias (devoluciones o abonos pendientes) y cualquier proveedor nuevo sin CIF registrado. Este texto en el email evita llamadas innecesarias y acelera la gestión. Incluye siempre un enlace o ubicación de carpeta en la nube con la estructura de archivos y un primer responsable dentro del equipo para consultas rápidas.
Errores operativos que más retrasan la contabilidad y qué pedir a tu gestor para mejorar el ciclo
Los fallos más comunes que bloquean al gestor son facturas de proveedor sin referencia a pedido, proveedores sin CIF en la ficha, envíos sin país de origen y comisiones mezcladas con descuentos en la misma línea. Para evitarlos exige como condición comercial que cada factura de proveedor incluya el número de pedido y su CIF; automatiza la validación al crear el pedido registrando el campo «supplier_vat» obligatorio. Implantar una regla interna que marque como rechazado cualquier pedido sin tracking o sin país de envío reduce consultas y rectificaciones. A la hora de delegar, pide al gestor informes mensuales concretos: conciliación bancaria con variaciones explicadas, listado de facturas pendientes de regularizar, informe de IVA repercutido vs soportado por tipo de operación y recomendaciones para optimizar deducciones. Una periodicidad mensual para los envíos de documentación y una reunión trimestral de revisión operativa suele ser suficiente para anticipar problemas. Si quieres profundizar en errores frecuentes con facturas de proveedores que afectan al IVA y cómo corregirlos puedes leer nuestro análisis sobre facturas de proveedores en dropshipping, y para mejorar la gestión del IVA deducible revisa la guía práctica sobre deducir el IVA en dropshipping.
Implementar procesos claros de exportación, etiquetado y nombrado de archivos reduce el tiempo que tu gestor dedica a limpiar datos y minimiza el riesgo de sanciones por errores formales. Con las plantillas correctas y una rutina mensual de envío habrás dado un paso importante hacia una contabilidad externalizada eficiente y escalable.
